Contratar um excelente contador é fundamental para o sucesso do seu negócio, mas para que ele possa marcar os gols que a sua empresa precisa para subir de divisão, ele precisa receber os passes certos do camisa 10. Em outras palavras, confira se o seu financeiro está dando todo suporte ao contador para bater a meta de obter o máximo de benefícios do seu sistema tributário.
A sua empresa precisa enviar todos os documentos para que o contador possa fazer a escrituração contábil, ou seja, tudo que registre mudanças patrimoniais e financeiras, bem como as movimentações fiscais do seu negócio.
Índice
Notas fiscais
Antecipadamente, vamos deixar claro: essa documentação pode ser enviada de forma digitalizada ou online (por meio dos links das NFs, por exemplo).
Por que elas precisam ser enviadas? Principalmente, porque elas registram o faturamento da empresa; além disso, envie também as notas que atestam compras e despesas.
A nota fiscal é útil ao contador, inclusive, para comprovar a movimentação de impostos.
Informações e comprovantes de despesas diversas
Estamos falando dos comprovantes de despesas fixas, como água, luz, telefone e aluguel que não geram notas fiscais, mas precisam ser contabilizadas.
Extratos bancários
Os extratos são ferramentas cruciais para a contabilidade porque eles servem ao propósito de:
- Conciliação bancária,
- Comunicar despesas e receitas financeiras, como ganho de rendimentos em aplicações e pagamentos de tarifas bancárias.
Extratos de maquininhas de cartão e emissores de boletos
Esses documentos são usados para a checagem da escrituração contábil. O departamento financeiro irá repassar ao contador os recebíveis de cartões, ou seja, as contas contábeis de caixa, recebíveis e operadora de cartões. Outro ponto importante é que como os valores só serão recebidos posteriormente pela empresa, eles devem ser preservados na escrituração.
Comprovantes de pagamentos de impostos e encargos trabalhistas
O contador irá usar esses comprovantes para lançar os pagamentos das obrigações nos respectivos sistemas governamentais e deixá-las liquidadas, uma vez que essas movimentações requerem provisionamento antes da compensação.
Com as datas dos pagamentos em mãos, o contador ainda poderá verificar se houve acréscimo nos impostos devido a encargos como multas e juros – essa informação é obrigatória e, via de regra, é lançada de forma individual.
Documentos gerados pela contratação de autônomos
É comum que as empresas recorram à contratação de autônomos para serviços pontuais – estamos falando aqui de colaboradores que não têm CNPJ sequer como MEI.
Nesse caso, a sua empresa e o colaborador firmam um contrato de prestação de serviços. A empresa irá remunerar o profissional por meio de um Recibo de Pagamento de Autônomo, ou RPA.
O contratante deverá reter o imposto de renda e a contribuição previdenciária na fonte, ou seja, ele é responsável pelo recolhimento desses tributos, assim sendo, a documentação deve ser encaminhada ao contador.
Registros na folha de pagamentos
É preciso comunicar ao escritório de contabilidade as diversas ocorrências pelas quais passam os trabalhadores da sua empresa, como demissões, atestados e faltas com cópias dos respectivos comprovantes.
Pró-labore dos sócios
É o próprio empreendedor e, quando há, seus sócios que decidem o próprio pró-labore, que pode ser aumentado ou reduzido ao longo do ano.
Quando houver alterações, elas precisam ser comunicadas ao contador a fim de que ele providencie os registros que irão impactar no imposto de renda retido e na contribuição previdenciária.
O que não deve ser enviado ao contador?
Os documentos que tratam de bens ou da vida financeira particular do empreendedor não entram na relação dos dados encaminhados referentes à pessoa jurídica. Bens de uso pessoal, mesmo quando usados a serviço de empresa, não entram na declaração que é enviada ao contador do negócio. Por outro lado, essas informações podem ajudar a compor os dados para o IRPF de quem tem CNPJ.
Você ainda tem dúvidas sobre como o seu financeiro deve atuar em parceria com o seu contador? Entre em contato conosco e agende um horário com um dos nossos especialistas.
